Estructura de carpetas
Un árbol claro por obra, cliente o ejercicio, adaptado a cómo trabajas.
Gestión documental
Gestión documental para obra y empresas de construcción
Una empresa de construcción acumula contratos, albaranes, facturas, certificados, partes y planos. La gestión documental convierte ese volumen en un archivo digital ordenado, con un criterio que cualquiera puede seguir.
¿Qué es la gestión documental?
Es definir y mantener cómo se nombra, clasifica, guarda y localiza cada documento de la empresa. No es solo archivar: es que encontrar un albarán de hace ocho meses cueste segundos y no una tarde.
Trabajamos en digital por defecto, lo que reduce el papel, los desplazamientos por documentación y las copias duplicadas de un mismo archivo.
Alcance
Qué incluye
Nomenclatura común
Reglas simples de nombrado para que cualquier documento se identifique por su nombre.
Digitalización y orden
Paso de papel a digital y depuración de duplicados.
Mantenimiento continuo
Cada documento nuevo entra ya clasificado, no en una carpeta 'pendiente'.
Preparación de entregas
Recopilación de documentación cuando la solicita un cliente, la propiedad o tu asesoría.
Perfiles
Para quién es
Empresas de construcción
Documentación de varias obras y proveedores en paralelo.
Estudios de arquitectura
Proyectos con muchas versiones y entregables.
Transporte y maquinaria
Albaranes, permisos, mantenimientos y seguros por vehículo.
Autónomos
Quieren dejar de guardar facturas en el correo y en el móvil.
Situaciones reales
Qué problemas resuelve
- Documentos que existen pero nadie encuentra cuando hacen falta.
- Versiones distintas del mismo archivo circulando por correo.
- Dependencia de una sola persona que 'sabe dónde está todo'.
- Papel acumulado y riesgo de pérdida.
Proceso
Cómo funciona
Inventario inicial
Vemos qué documentación existe, dónde está y quién la usa.
Criterio documental
Definimos estructura y nomenclatura, sencillas y sostenibles.
Puesta al día
Ordenamos lo existente y digitalizamos lo que siga en papel.
Mantenimiento
Cada nuevo documento entra clasificado desde el primer día.
Puedes ver el detalle completo en nuestra metodología de trabajo.
Ventajas
Por qué delegar la gestión documental
El orden documental no da resultados visibles hasta el día en que hace falta un documento concreto: una reclamación, una revisión o un cobro. Mantenerlo al día de forma externa evita ese sobresalto.
- Acceso rápido a cualquier documento.
- Menos papel y menos impresiones innecesarias.
- Información preparada para VeriFactu y para tu asesoría.
Zona de servicio
Madrid, Comunidad de Madrid y Sierra
Trabajamos con empresas y autónomos de Madrid y la Comunidad de Madrid, con especial cercanía a la Sierra: Collado Villalba, Las Rozas de Madrid, Majadahonda, Pozuelo de Alarcón, Torrelodones, Guadarrama, Galapagar, El Escorial, Alpedrete y Moralzarzal. La gestión es digital, así que no necesitas desplazarte para entregar documentación.
Dudas habituales
Preguntas frecuentes
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